2010年12月26日 星期日

Remember The Milk : 管理待辦事項

無論職場或生活,從重要工作、例行事務、到細瑣的雜事,這也要做、那也要做,每天都有著數不清的事情等著處理,光憑記憶,會使頭腦耗費極大的精力,並且造成壓力。人的注意力有限,如果都花在惦記各項大小事項,真正需要思考的工作就會受到影響,所以務必要把待辦事情歸納成清單,才能從壓力中釋放,提升效率。

將腦中的事情放到能夠信賴的系統中」,這就是 GTD的觀念。

GTD 這個名詞來自一本暢銷書-- Getting Things Done,中文版翻譯書名叫《搞定!:2分鐘輕鬆管理工作與生活》,是近年流行的一個時間管理方法論。

gtd_chart

實行 GTD 的重要工具,就是待辦清單。

過去處理待辦事項的方式,我可能寫張便利貼,貼在牆上,來提醒自己記得做這個、這個、跟那個,然後不知不覺整面牆就貼滿了(更厲害的是便利貼多到能排圖案,還能做成動畫,還拿獎)。
 
踏入數位時代後,有所謂桌面便利貼這類的工具,其實沒什麼了不起,只是把便利貼從真正摸得到的桌面改貼到電腦裡的桌面而已,頂多加個自動提醒的功能罷了。但現在已經是雲端的時代,管理工具也該進化。


記得買牛奶!
Remember The Milk (RTM) 是一個非常好用的待辦事項管理工具,可在線上建立待辦事項清單並管理。

Remember The Milk:http://www.rememberthemilk.com/

老實講我會注意這個網站是因為它的名字跟 logo 挺有趣的 ...

進一步讓我想去把玩看看的原因是介面夠乾淨明瞭...

rtm-1

而吸引我持續使用則是因為它的管理功能很方便而且速度快...

這個線上工具如何使用呢?註冊一個帳號(免費的),一開始有些需要摸索的地方,熟悉一下介面,上手之後使用上會很方便。先看右上方的選單:
  1. 原則上,一登入會先進入「概觀」頁面 ,顯示今天到期的事項
  2. 新增、管理事項的動作在「工作」頁面 ,也是主要使用的頁面
  3. 但剛開始使用最好先進入「設定」頁面,以建立「清單」
大的專案可以細分為小的步驟/待辦事項,逐項完成,小的雜事直接新增並依類型歸類,視重要性跟期限來處理。

 
RTM 系統有幾個主要元素

a. 待辦事項:只要在「新增一個待辦事項」框裡面輸入待辦事項,按下enter就好了,右側的欄位用來輸入這件事項的到期日、是否重複,以及與此事相關的地點、聯絡人、網址等。
  • 日期輸入「2010/12/25」或簡單的「12/25」,甚至「12月25日」,系統都懂得判別。
  • 具有週期性的事項就在「重覆」欄位輸入「每星期日」、「每3天」、「每1個月」等。
b. 清單:想成資料夾就好了,用來讓待辦事項分門別類。 我設置了八個清單:工作、金錢、健康、人際、寫作、外文、資訊、設計。以上正是我每天寫晨間日記的八個主題,前四個是多數人共通的重要主題,後四個則是我目前聚焦的熱情焦點。隨時都可以再為專案或新的需求再建立清單。

c. 智慧清單:乍看之下看不出是做什麼用的,其實它是用來設定條件過濾既有待辦事項成為一個新的清單。 比方說,設立一個「最重要項目」清單,條件訂「priority:1」,就會把所有項目當中,優先性為1的項目都列出在這個清單內。

d. 標籤:就是我們一般所熟知的標籤功能,一個事項可以有多個標籤,不同清單裡的事項也可以共用相同的標籤,標籤可以讓我們跨清單抓出具共同點的事項。

另外,快速鍵很好用:
  • t - 新增事項 (task)
  • c - 完成 (complete)
  • p - 延期 (pospone)
  • <Del> – 刪除
  • 數字 1234 - 設定優先性
光以上這幾個就已經很夠用了,雖然還有很多...






待辦事項為什麼不直接記在 Google 行事曆就好了?
因為行事曆上的行程是跟著日曆位置定位的,最細分割到小時,對於處理為數眾多的待辦事項並不方便,我使用行事曆來提醒重要的日子、會議、行程,甚至天氣(Google 行事曆可以顯示天氣),但我無法想像行事曆塞滿了大大小小任務,大從專案工作、小至購物清單...這樣的情景,何況怎能確定每一件工作(尤其是比較小的)都在特定時段裡面開始作並結束?

所以發生在特定日期/時段的事情我用行事曆來記,而以訂立截止日形式存在的待辦事項(dead line,我都直稱死日,到了那天事情還沒做完,會死;但是真的做完的話,也差不多)、或者不具時效性的待辦事項,就適合使用 RTM 的系統,因為這些事情需要作排序及時程管理,RTM 能確實管理眾多任務的優先順序及處理進度,管理功能非常靈活有彈性,所以我個人 Google 行事曆上只記綁定時間的事件,再把 RTM 外掛到 Google 行事曆的側邊欄,讓我查詢日曆的時候也能同時看到待辦事項的情形。

RTM 可以整合進 Google 行事曆
有兩種外掛,一種是直接顯示在當日期上顯示一個按鈕可直接新增RTM事項,另一個
是讓 RTM 待辦事項在 Google 行事曆右側邊顯示,我只選用後者,誠如前面所說,我讓行事曆本身保持專門顯示時間綁定的事件。




RTM 有提供手機專用的行動版,介面更精簡,只要手機有瀏覽器並可上網,就可以隨時隨地連上 RTM,相當方便。不管在家中、辦公室、或是路上,都可以輕易地查閱接下來要做的事情、或者很快地把任何想到的事情新增上去。
在PC、Mac或其他作業系統、及各手機平台上都有 to-do list 類的工具,但這種工具如果不能跨裝置/跨平台使用的話,其實很麻煩,有些工具還要同步來同步去的,直接雲端還是比較方便的。

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